Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) — это процесс обмена документами в электронном виде: актами, счетами-фактурами, договорами, заказами и др.

  • Российский рынок электронного документооборота состоит из трех основных сегментов:
  • EDI (Обмен структурированными электронными сообщениями о состоянии заказа, отгрузки, доставки).
  • Юридически значимый ЭДО. Действия с электронными документами, юридическая значимость которых обеспечивается электронной цифровой подписью – ЭЦП. При этом участники ЭДО несут ответственность за совершение, либо не совершение этих действий.
  • Электронная отчетность в госорганы.

 

В компании ДМС внедрены все три вида ЭДО.

 

 

EDI (англ. Electronic Data Interchange - Электронный Обмен Данными) – это отправка и получение информации с использованием компьютерных технологий.

Основная задача EDI – заменить бумажный документооборот на электронный. Данные в EDI передаются посредством отправки сообщения - документа.

  • Наша компания поддерживает следующие сообщения:
  • ORDER – заказ;
  • ORDRRSP – подтверждение заказа;
  • DESADV – уведомление об отгрузке;
  • RECADV – уведомление о приемке;
  • INVOICE – счет.

  • Преимущества EDI:
  • Повышенная точность информации.
  • Уменьшение количества ошибок в документах.
  • Возможность избежать больших трудозатрат, таких как ввод данных в систему вручную.
  • Скорость. Благодаря быстрой и точной передаче данных, сокращается время на переговоры с поставщиками.
  • Упрощение процесса цепочки поставок.
  • Сокращение денежных затрат, связанных с отменой бумажных документов.
  • Возможность перейти на электронный юридически значимый документооборот в дальнейшем.

 

Между участниками ЭДО третьим, незаинтересованным лицом, которое всегда сможет подтвердить факт передачи любого документа, выступает Оператор ЭДО.

Оператор электронного документооборота - это коммерческие компании, которые на конкурентной основе предоставляют бизнесу возможность обмениваться электронными документами.

Мы работаем с провайдерами, входящими в сеть доверенных операторов электронного документооборота ФНС России

 

Об использовании электронных документов для автоматизации работы с заказами клиентов в компании ДМС задумались еще в 2012 г. На тот момент уже была внедрена и успешно использовалась электронная отчетность в госорганы.

В условиях работы с большим количеством контрагентов приоритетной задачей оптимизации бизнес-процессов стала обработка в минимальные сроки сотен документов, подтверждающих бизнес-операции.

Решение

При ознакомлении с техническими решениями и предложениями рынка в качестве технической платформы для обмена документами в электронном виде был выбран «СБК Контур».

В качестве технологии взаимодействия с провайдером при EDI решено было создать интеграцию для системы L&SIS (учетная система компании).

Реализация

Компания ДМС внедрила EDI в июне 2013 г. с компанией «Холидей». Примерный срок подготовки на реализацию проекта составил полгода.

Затем (в январе 2014 г.) был запущен юридически значимый ЭДО с компанией Мария-Ра. Срок подготовки – один квартал.

Основные этапы подготовки: техническая реализация, тестирование, создание руководства пользователя, регламента операционной процедуры, подготовка и обучение персонала, юридическая основа, маркетинговая активность.

Для реализации проекта EDI было разработано собственное ПО - «Рабочий стол EDI» для интеграции системы L&SIS с провайдером. Чтобы загружать файлы с платформы провайдера в систему L&SIS было создано фоновое задание.

Интеграция позволила повысить скорость обработки заказа за счёт автоматического создания стандартной цепочки документов в системе. И дало возможность автоматического формирования и отправки на платформу документов в формате EDI.

После удачного завершения проекта EDI следующим шагом было введение юридически значимого ЭДО. Были приобретены ЭЦП для всех предприятий компании, которым требовалось подписывать электронные документы. Для хранения сертификатов ЭЦП выделен отдельный терминальный сервер с единой лицензией для всех сотрудников.

Для работы с юридически значимыми электронными документами выбрана программа «Диадок» компании СБК Контур.

В целях подготовки персонала (менеджеров по продажам, специалистов отдела логистики, бухгалтерии), было проведено обучение для всех филиалов перед внедрением каждого очередного этапа по разработанному и протестированному функционалу.

Кроме того, с контрагентами было заключено Соглашение об использовании электронных документов, определяющее условия работы с электронными документами.

Для привлечения контрагентов к EDI проведена разъяснительная работа по преимуществам, реализации проекта, организованы семинары, вебинары, телефонные консультации для клиентов и т.п.

Результаты

Сегодня компания ДМС приняла более 50 000 заказов от своих контрагентов.

Запуск процесса EDI дал компании экономию времени при обработки заказа от 66%.

Запуск юридически значимого ЭДО дал экономию времени обработки заказа от 43%.

Как подключиться к работе через электронный документооборот:

 

Заключить Договор на оказание услуг электронного обмена данными с EDI-провайдером (оператором электронного документооборота).

Компаниям, которые уже имеют Договор по EDI, – написать письмо своему EDI-провайдеру о необходимости организации электронного обмена с АО «ДМС».

Провести совместную интеграцию своей учетной системы и системы EDI-провайдера.

 

Проверить через EDI-провайдера наличие GLN-кода – уникального кода по идентификации физических мест нахождения и юридических лиц.

Если у вашей компании GLN-код отсутствует – необходимо обратиться к EDI-провайдеру за информацией – как его получить.

 

Провести сверку товарного ассортимента. Для этого необходимо обратиться к Вашему категорийному менеджеру на стороне АО «ДМС».

Данные будут представлены в виде таблицы: наименование товара, код, набор штрих-кодов, хранящихся в учетной системе ДМС.

Чтобы наладить ЭДО с АО ДМС, отправьте заявку на подключение к EDI Людмиле Борисовне Левченко, strela@dmscompany.ru
Анкету можно заполнить здесь

Ваше имя*

 

Телефон*

 

Ваш e-mail*

 

Название организации*

 

ИНН

 

Начать взаимодействие посредством EDI-сообщений:

 






 

Перейти на электронный документооборот:

 




 

 

 

Контрагенты ДМС, использующие EDI